Todos já passamos por situações de chegarmos ao trabalho, atendermos a alguns telefonemas, respondermos poucos e-mails e percebermos que horas a fio transcorreram sem que a demanda tenha sido cumprida no limite de tempo adequado, deixando uma sensação de que o turno não foi aproveitado o bastante. Pensar recorrentemente na dificuldade de administrar o tempo às funções, especificam dificuldades na produtividade.
Para corrigir os comportamentos que prolongam suas horas de expediente nas atividades, o primeiro exercício a praticar é o controle: questione-se sobre o que está consumindo seu tempo.
As razões podem ser a mais variadas:
- Você dispersa sua atenção com pesquisas aleatórias que não correspondem às suas tarefas? Se sim, é uma questão de problemas de concentração.
- Agora, se sua sensação é a de que leva muito mais horas que o necessário para concluir uma atividade, é provável que a questão seja a de estudar a função para estar melhor preparado.
- Se você sente que consome mais seu tempo atendendo a demandas e solicitações do que em suas atribuições, então, seu problema é o excesso de interrupções.
Seja qual for o motivo pelo qual você se identificou, há soluções. Comece observando sua própria rotina com mais criticidade e aplique as práticas reunidas a seguir:
Fuja do multitasking:
A expressão significa agir constantemente em modo multitarefas, ou seja, fazer duas coisas ou mais ao mesmo tempo. Pode até parecer que o tempo está otimizado, porém, reduz a qualidade da tarefa. O que quase sempre termina em perda de tempo refazendo atividades.
Delegue!
Para muitos profissionais, este é um impasse de difícil solução. Por isto, é muito importante conhecer as habilidades de cada membro do time e repartir funções. A ação de delegar organiza seu tempo, suas atividades e reduz o multitasking, resultando em tarefas com melhor desempenho. Lembre-se de que isto não é perder o controle: seus colegas também ganham com a produção dentro do prazo.
Invista em um bom relacionamento no ambiente profissional
Quantas horas do seu dia são desprendidas com seus colegas de trabalho? Facilite seu convívio por lá! As relações de trabalho envolvem muitas políticas e burocracias, procure amenizar as situações de estresse com boa convivência. A indisposição interpessoal também mina a produtividade.
Priorize suas funções
Quando a agenda parece cheia demais para as horas de trabalho, comece sempre pelo que não é possível adiar: este comportamento reduzirá suas horas extras. Nem sempre é possível cumprir todas as demandas e, nessas circunstâncias, o correto é livrar-se do que gera maior ansiedade para ser concluído, para que o restante não seja feito de modo insuficiente.
Faça pausas e respeite seu cansaço
Às vezes, o melhor para produzir bem é dar a si mesmo um descanso: com a mente mais focada, todo o problema tem solução.